Wprowadzenie

Celem projektu było zbudowanie założeń do nowego programu grantowego, dostosowanego do realnych potrzeb małych i średnich NGO w regionie, zarówno pod kątem rodzaju wsparcia, jak i jego organizacji.

Efektem projektu była była zmapowana lista potrzeb i barier NGO, rekomendacje ograniczające biurokrację oraz cztery scenariusze programu grantowego. Razem stworzyły one fundament pod nowy system wsparcia organizacji społeczeństwa obywatelskiego w województwie śląskim.

Tło projektu

Nowy program grantowy miał być realizowany w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021–2027 (Działanie 7.12 „Rozwój dialogu obywatelskiego”, Typ 2).

Małe i średnie NGO w regionie zmagają się z ograniczonymi zasobami, brakiem stabilności organizacyjnej i barierami administracyjnymi. Zadaniem polegało na stworzeniu modelu wsparcia, który odpowie na te wyzwania i będzie możliwy do realnego wdrożenia.

Przebieg prac

Realizacja projektu została oparta na procesie partycypacyjnym, z silnym akcentem na współtworzenie z interesariuszami i odbiorcami programu. Każdy etap nie tylko dostarczał danych, ale budował wspólne rozumienie wyzwań i możliwych rozwiązań.

Etapy pracy
• Analiza dokumentów i praktyk
  Na początku przeanalizowaliśmy istniejące modele i regulacje w Polsce i Europie. Dzięki temu zespół zyskał punkt odniesienia i inspiracje, które mogły zostać wykorzystane w regionalnym kontekście.
• Warsztaty partycypacyjne
  W marcu i kwietniu 2024 roku przeprowadziliśmy serię czterech warsztatów z udziałem pracowników Urzędu Marszałkowskiego, organizacji współpracujących z urzędem oraz przedstawicieli małych NGO – głównej grupy docelowej programu. Warsztaty pozwoliły wspólnie zdefiniować bariery, potrzeby i możliwe kierunki działań, a uczestnicy mieli realny wpływ na kształt powstających propozycji.
• Identyfikacja wyzwań NGO
  Na podstawie warsztatów i analiz wyodrębniliśmy cztery kluczowe obszary problemowe:
  – zasoby – deficyt finansowy i kadrowy,
  – kompetencje – braki w fundraisingu i zarządzaniu,
  – współpraca – niski poziom sieciowania i zaufania,
  – bariery systemowe – sztywność zasad grantowych i nadmierne obciążenia administracyjne.
• Opracowanie scenariuszy realizacji
  Na bazie prac w projekcie powstały różnorodne warianty programu, m.in. model etapowy oraz model oparty na samodzielnej analizie potencjału NGO. Każdy z nich otwierał dyskusję o tym, w jaki sposób najlepiej wspierać sektor obywatelski w regionie.
• Rekomendacje usprawnień
  Końcowym etapem było opracowanie zestawu rekomendacji: ułatwień w naborze i rozliczeniach, uproszczonych formularzy oraz propozycji zwiększających elastyczność wydatkowania środków. Te rozwiązania były bezpośrednią odpowiedzią na najczęściej zgłaszane bariery.

Efekty pracy

• Lista potrzeb i barier NGO – jasno zmapowane wyzwania sektora, opracowane w trakcie warsztatów i analiz.
• Wnioski z warsztatów partycypacyjnych – wspólnie wypracowane rekomendacje, które odzwierciedlają perspektywę urzędu i NGO.
• Cztery różnorodne scenariusze programu grantowego – konkretne warianty rozwiązań otwierające dyskusję o kierunkach systemu wsparcia.
• Zasady programu współprojektowane z odbiorcami – zestaw reguł stanowiących punkt wyjścia do dalszych decyzji.
• Rekomendacje narzędzi ograniczających biurokrację – wskazówki i rozwiązania ułatwiające dostęp do środków i zwiększające elastyczność wydatkowania.

Korzyści z projektu

• Dla Urzędu Marszałkowskiego – zestaw sprawdzonych rekomendacji opartych na badaniach i konsultacjach, które dają jasny kierunek przy projektowaniu programu oraz wniosku o jego dofinansowanie
• Dla NGO – zmniejszone bariery administracyjne i większa dostępność finansowania, a także propozycje wspierające rozwój organizacyjny i umożliwiające budowanie niezależności finansowej.
• Dla regionu – skuteczniejsza współpraca organizacji i bardziej efektywne inicjatywy na rzecz mieszkańców.

Podsumowanie

Projekt został przeprowadzony etapami – od diagnozy problemu, przez proces współtworzenia z interesariuszami, aż po przygotowanie scenariuszy programu.

Dzięki temu Urząd Marszałkowski otrzymał nie tylko analityczne opracowanie, ale też konkretne rozwiązania do wzmocnienia NGO w województwie śląskim.

Jeśli chcesz efektywnie budować podstawy planowanych do wdrożenia projektów, z uwzględnieniem szerszego kontekstu oraz potrzeb odbiorców – jesteśmy gotowi pomóc!